Autor: Raquel Frutos, Consultora de Relaciones Públicas y Comunicación Corporativa en iMades Communication
Una de las mayores preocupaciones a la hora de organizar un evento o acometer un proyecto es tratar de conseguir apoyo exterior como fuente de recursos extraordinaria para darle un impulso. Especialmente determinante es esta misión si se trata de iniciativas puestas en marcha por nuevos emprendedores, microempresas y pequeñas empresas, en cuyos casos la financiación propia se encuentra más limitada.
En este sentido, un dossier de patrocinio se postula como una herramienta clave que persigue el objetivo de convencer a empresas y marcas para apoyar dichas iniciativas. En concreto, se trata de un documento en el que se ofrece información detallada del proyecto, los logros conseguidos en anteriores ediciones -en el caso de que las haya habido si se trata de eventos, así como los beneficios que se obtienen a cambio de convertirse en patrocinador. Sin embargo, no se trata únicamente de conseguir recursos económicos mediante su utilización, sino también de alcanzar otro tipo de sinergias provechosas con compañías que aporten valor.
Tipos de patrocinio
Como se comentaba anteriormente existen distintas vías posibles de patrocinio, siendo las más habituales:
- Patrocinio económico: en este caso la compañía patrocinadora colabora en el evento o proyecto ofreciendo financiación a cambio de recibir visibilidad en diferentes espacios y soportes, apareciendo en los mismos en un tamaño proporcional a su compromiso financiero.
- Patrocinio material: el despliegue de material requerido para un evento es inabarcable, desde espacio para llevarlo a cabo, mobiliario, recursos técnicos de imagen y sonido, decoración, vestuario… Por ello se suele ofrecer a las marcas la posibilidad de que proporcionen parte de este material, haciendo disminuir con ello los costes para los organizadores. Además, en este caso los patrocinadores pueden incluir su logotipo en el material proporcionado, lo que le permite tener un control total de su visibilidad durante el evento.
- Patrocinio en forma de servicio: otra de las mayores partidas de gasto que conlleva un evento es lo relacionado con los servicios: marketing y comunicación (apariciones en medios de comunicación, creación de una página web…), alquiler de un espacio, catering, etc. Al igual que sucedía con el material, una manera de abaratar estos gastos es llegar a acuerdos con empresas para que oferten estos servicios a cambio de conseguir visibilidad.
Cómo hacer atractivo un dossier de patrocinio
Conseguir el apoyo de marcas con las que no se tiene ningún tipo de relación previa de negocio no es una tarea fácil, pues a menudo las mismas cuentan con un presupuesto limitado o tienen asignados sus recursos económicos de forma anual sin que exista cabida para sufragar nuevas iniciativas. Por ello, el lograr que una marca sienta la necesidad de ser parte de un proyecto ajeno a su compañía es un reto, especialmente si se trata de la primera edición de un evento, cuando la incertidumbre en torno a su éxito cobra una relevancia mayor.
Teniendo en cuenta estos aspectos, estas son algunas premisas a poner en práctica para que los posibles patrocinadores necesiten formar parte del proyecto:
Contraprestaciones atrayentes
Un apartado fundamental del dossier de patrocinio es que este recoja datos exhaustivos acerca de la rentabilidad y visibilidad que se obtendrá al ser patrocinador, pues lo que buscan es principalmente potenciar su notoriedad, reforzar su imagen y captar nuevos clientes. Hay que tener presente que se trata de conseguir una relación con los patrocinadores en la que tanto estos como los organizadores obtengan beneficios.
En este apartado resulta esencial establecer diferentes niveles de patrocinio dependiendo de la aportación económica de los patrocinadores. Así, a mayor aportación podrá disfrutar de un mayor número de beneficios para incrementar su visibilidad.
Al respecto, estas son algunas de las contraprestaciones más comunes que se suelen ofrecer:
- Entradas gratis para una parte del equipo de la empresa patrocinadora.
- Regalos VIP: cena, cesta de productos u otro tipo de experiencias exclusivas.
- Stand propio de la marca en el lugar de celebración del evento para que pueda repartir merchandising u ofrecer información corporativa.
- Incluirla en todo el plan de comunicación: ofrecer una presencia destacada de la marca en los materiales de comunicación que se generen en torno al evento, tal como la convocatoria y nota de prensa, dossier, entrevistas, etc.
- Visibilidad publicitaria: inclusión del logotipo de la marca en la web, flyers, carteles, programa y menciones en redes sociales son fórmulas de posicionamiento muy valoradas.
- Agradecimiento público en el evento, pudiendo cederle un espacio para que la marca participe de forma activa en su desarrollo como es tomar la palabra en algún momento.
Diseño gráfico atractivo
El listado de propuestas de participación en eventos que reciben las marcas es infinito, al igual que el número de documentos que habitualmente deben leer, por lo que entre tanta saturación en la oferta se convierte en imprescindible aplicar la creatividad en el diseño del documento de presentación.
Titulares y eslóganes llamativos, infografías atrevidas, fotografías de anteriores ediciones y una identidad gráfica clara, cuidada e identificable es necesario para que el dossier entre por los ojos a los posibles patrocinadores, dado que tan importante es el aspecto visual del mismo como el contenido a la hora de adoptar la decisión de aceptar el apoyo o descartarlo.
Mostrar cifras reales de crecimiento
En este sentido, también debe incluirse los datos cosechados en ediciones anteriores, si se trata de eventos con medio o largo recorrido: visitas a la web, seguidores en redes sociales, apariciones en medios de comunicación, etc. Cuantificar el potencial de un proyecto es el mejor escaparate para vender factores medibles y objetivos de un modo que permite ver su capacidad de crecimiento.
Valores diferenciales
Al igual que los consumidores cada vez apuestan más por marcas comprometidas y con valores, en un evento o proyecto será vital destacar aquellos aspectos que lo hacen único y diferente al resto de experiencias en el sector. A través del dossier de patrocinio lo que se vende a las marcas es valores, principios, virtudes y cualidades que definen el proyecto y que persiguen conectar con la marca. Lo complicado aquí es encontrar coincidencias entre los valores del mismo y los de la marca patrocinadora para demostrarle que su apoyo consolidará o reforzará su imagen de marca.
Así, se trata de resaltar esas características que muestren, por ejemplo, el compromiso con el entorno y comunidades, el medioambiente o la apuesta por tecnología disruptiva e innovadora.
Por todo ello, conseguir financiación es una tarea complicada pero esencial. Sin patrocinadores crecen las limitaciones para unos eventos que pueden amplificar su potencial y crecimiento si saben cómo acercarse a esas marcas que pueden convertirse en importantes aliadas.
